Communicatie
- Gebruik MS teams voor het communiceren I op 1
- Bellen
- Chat
- De status indicatoren op MSteams worden bijgehouden en nageleefd
- Groen er mag ten alle tijden contact gezochtworden
- Rood (busy) er mag gevraagd worden of iemand tijd geeft
- Rood (niet storen) Dus ook niet storen, met 1 uitzondering, als 1 er een nood situatie is, we spreken dan ook af dat team members onderling elkaar toestemming geven in de "niet storen sectie"
- Geel (away) Geen berichten sturen om te voorkomen dat er prioriteiten voor iemand anders gemaakt worden
- Wij sturen geen attachments alleen maar links naar documenten
- Wij mailen niemand in het team maar maken gebruik van chat
- wij zetten notificaties op documenten en discussies
- Yammer
- Wij delen kennis buiten het team via Yammer
- wij vragen andere teams via Yammer in de organisatie
- Project Planningen
- Wij delen onze team planning in Monday
- dit delen wij met andere teams
- Vakantie planning
- De vakantie planning houden wij bij in de team agenda op MSteams, let op, dit is gebaseerd op overleg, niet op first come first serve
Vergaderingen
- Wekelijkse team meeting (virtueel) (1 uur)
- Wij zijn op tijd en hebben audio getest
- we starten de meeting op tijd en wachten niet
- Camera aan is verplicht
- er is altijd een agenda
- er worden altijd notulen gemaakt
- Er is een voorzitter, dit wisselt per maand
- Dagelijkse toolbox meeting virtueel (15minuten)
- Wij zijn op tijd en hebben audio getest
- We starten op tijd
- Camera is niet verplicht, mag wel aan
- wij gebruiken de actie lijst om voortgang te checken
- Productie lead is de leider van deze vergadering
- Kwartaal Face to Face
- We hebben een vergaderzaal met minimal een groot scherm en audio apparaat
- Mobile Telefoons in de vergader ruimte staan op stil
- Er wordt geen mail gelezen of verzonden in de vergadering
Documenten en Tools
- Wij gebruiken twee Sharepoint omgevingen
- Team omgeving voor werk onder constructie en team documenten
- Organisatie omgeving voor publiceren en dus delen
- Document moeten verplaatst worden (gepubliceerd) als deze klaar zijn
- Een team wiki pagina zal als pdf worden geexporteert en als document gezien worden
- Een team discussie kan als pdf geexporteert worden (dit hangt van de inhoud af)
- Nieuwe tools moeten eerst getest worden en aantoonbare waarde hebben voor het team
- bij implementatie is een ieder op het gelijke kennisniveau van de tool
Kennis delen
- Wij borgen onze organisatie kennis in de organisatie wiki
- Wij voorzien gepubliceerde documenten van meta data
- Team kennis (onder constructioe) delen wij in de Steams wikis en channels
- Wij minimaliseren kennis in mail door deze in de wiki over te brengen
- Wij sluiten projecten af, ook in MsTeams
deze ver[laatsen wij indien nodig