Digitaal kennismanifest

De afgelopen decennia is er veel geld geïnvesteerd in IT, maar dit geld is voornamelijk terechtgekomen bij de T van technologie in plaats van bij de I van informatie. Het resultaat is dat veel schermwerkers moeite hebben om hun informatie terug te vinden. De software die kenniswerkers gebruiken is vaak gebaseerd op documenten zoals .doc, .pdf, .xls en .ppt. Deze documenten zijn in aantal geëxplodeerd en bevinden zich in vele versies en duplicaten in inboxen, mappen en submappen. Kenniswerkers sturen vaak informatie naar zichzelf omdat ze niet weten waar ze hun gedachten, taken en onderzoek anders moeten opslaan.

Daarom is het raadzaam om niet alleen naar het individu te kijken, maar ook naar teams en de organisatie als geheel. Hoe dragen kenniswerkers bij aan de kennis van zichzelf, het team en hoe borg je dat in een organisatie?

Samengevat:

Dit alles om tijd en geld te besparen. In dit manifest zullen ook digitale "Team Kennis Contracten" worden opgenomen. Dit biedt verschillende beroepsgroepen een startpunt om snel en gemakkelijk aan de slag te gaan. Denk bijvoorbeeld aan een combinatie van verschillende digitale tools die nuttig kunnen zijn voor een team binnen een onderwijsinstelling.

Veel van de bovenstaande informatie resulteert in kennis. Dit kan variëren van feiten, voorspellingen en rapporten tot presentaties, video's en audio. Uiteraard hangt dit af van de werkplek. Over het algemeen zijn er drie niveaus van kennismanagement:

Eén van de heilige gralen waar grotere organisaties al meer dan 10 jaar naar zoeken, is kennismanagement.

Echter, er wordt een cruciale denkfout gemaakt rondom kennismanagement, een fout die bijna iedereen in de technologie maakt.

De digitale tools voor kennismanagement zijn vaak traag, onhandig en bieden geen acuut voordeel voor de mensen die ze moeten gebruiken. Mensen krijgen meestal geen autonomie om deze tools bruikbaar te maken, dus blijven ze vasthouden aan Word-documenten, e-mails, Post-Its, enz. om de kennis op te slaan die ze voor hun werk nodig hebben. Veel kennis gaat daardoor verloren.

De fout is dat er bijna uitsluitend aandacht is geweest voor gecentraliseerd kennismanagement, terwijl persoonlijk kennismanagement over het hoofd wordt gezien.

Gelukkig is er goed nieuws. Er is een hele generatie van persoonlijk kennismanagement tools beschikbaar die snel, gebruiksvriendelijk, flexibel en goedkoop zijn. Deze tools stellen je in staat om informatie in een oogwenk op te slaan, terug te vinden en te delen.

Goed persoonlijk kennismanagement kan individuen en organisaties veel extra slagkracht bieden.

Als iemand vier tot vijf uur per dag achter een computer zit, is de kans groot dat deze persoon een 'kenniswerker' is.

Managementdenker Peter Drucker zei al in de jaren vijftig over de kenniswerker: je kunt niet weten wat er in het brein van een kenniswerker gebeurt. Dus moet je die kenniswerker autonoom laten werken. Als hij een probleem oplost door lang te douchen of in het gras te liggen, laat hem dat dan doen.

Het is handig als het individu een tool kiest die aansluit bij het bedrijf, maar dit is geen vereiste.

Als individu draag je meestal bij in een team, en dat team maakt deel uit van een organisatie. Daarom is het belangrijk om de stroom van kennis in kaart te brengen en af te stemmen op het doel van de organisatie. PKM in de organisatie is persoonlijk, maar draagt bij aan een groter geheel. Het is verstandig om je werkwijze aan te passen (waar mogelijk) zodat deze aansluit bij de manier van werken binnen de organisatie (de kennis flow).

Dit is niet per se een "must", want sommige tools zijn daar misschien niet geschikt voor, maar het is wel handig om te controleren.

Als individu kun je ook bijdragen aan de kennis van de organisatie zonder deel uit te maken van een team, bijvoorbeeld door interne wiki's aan te passen. Dus ook individuen moeten op de hoogte zijn van de OKM.

Als individu werk je vaak in een team of samen met andere kenniswerkers. Het is daarom raadzaam om afspraken te maken over het borgen van kennis, zolang deze nog niet door de organisatie als feit wordt erkend. In dit 'werk in uitvoering' stadium is het belangrijk om alle inzichten te delen, zodat de beoordeling van deze "nieuwe kennis" inzichtelijk wordt en sneller binnen de organisatie kan worden gedeeld.

Teamwerk

Werken in een team betekent dat je een gemeenschappelijk doel hebt binnen een organisatie en acties onderneemt om:

Dit zijn slechts enkele voorbeelden, maar elk team weet waarom en waar ze in de organisatie zitten en wat ze proberen te bereiken.

TKM helpt je om de kennis die door een team wordt gegenereerd te beheren, met welke tools je dat doet, en welke informatie je met wie en waar deelt.

Mislukte kennis

Mislukte kennis bestaat niet, mislukte projecten wel. Fouten maken is ook een vorm van kennis. Als een team iets heeft ontwikkeld dat niet werkt of tot grotere inzichten kan leiden over waarom iets niet werkt, is het net zo belangrijk om dit te borgen. Dit voorkomt dat andere teams hiermee aan de slag gaan zonder te weten dat er al onderzoek naar is gedaan. Het is niet het doel van een team om fouten te maken, maar het is soms wel het resultaat van teamwerk en essentieel om te delen met andere teams in de organisatie.

In sommige functies zit je naast het organisatieoverzicht in meerdere (project)teams en gebruik je mogelijk verschillende tools in die teams. Deze tools genereren op hun beurt weer kennis. Het is dus essentieel om deze kennis te borgen, omdat deze in een later stadium de waarheid kan worden voor de organisatie.

Kennis in teams is meestal nog "werk in uitvoering" tot het voltooid is en wordt daarna pas gedeeld met de organisatie, waardoor het verandert in organisatiekennis, die ook beheerd moet worden. Door het te beheren, wordt het geborgde kennis in de organisatie waarin je werkt.

Als individu werk je vaak in een team of samen met andere kenniswerkers binnen een organisatie. De kennis die door het team wordt gegenereerd, moet uiteindelijk binnen de organisatie worden beoordeeld en bestempeld als "waar" of als waarheid. Deze kennis kan bestaan uit plannen, nieuwe producten, projecten, werkmethodes, rapporten, maar ook diepgaande specialistische kennis.

Het is niet alleen de teamkennis die bijdraagt aan de organisatiekennis. Ook kennis van buitenaf of van individuen binnen de organisatie die, bijvoorbeeld via Yammer, tot andere inzichten komen, moet beheerd worden. Het uiteindelijke doel is om de organisatorische waarheid te maken tot het startpunt voor vragen of onderzoek, om herhaalde discussies te voorkomen en het opnieuw uitvinden van het wiel te voorkomen.

Organisatiekennis is waarheid

Op organisatieniveau moet ook bepaald worden welke kennis waar gedeeld gaat worden. Een belangrijk onderdeel hiervan is documentbeheer, waar vaak wettelijke bepalingen voor zijn, ongeacht waar je deze deelt.

Veel kennis zit in documenten, maar een aanzienlijke hoeveelheid kennis zit verborgen in mails, notities, en video's. Het is aan te raden deze te combineren in systemen als Notion of Wiki’s, die fungeren als de lijm van kennis tussen deze kennisbronnen.

Binnen een team moet iemand verantwoordelijk gemaakt worden om de Team Kennis Management (TKM) te veranderen naar OKM. Houd er rekening mee dat de kennis die je als waarheid vaststelt in de toekomst kan veranderen, en dat er mensen of teams in de organisatie zijn die daaraan willen bijdragen.

Is het wel geheim?

In veel organisaties wordt veel kennis ten onrechte behandeld als vertrouwelijk. Kijk eens na wat nu werkelijk niet gedeeld kan worden.

Audio en Video

Ook audio en video zijn vormen van kennis, zorg dus dat je een afspeelbaar opslagformaat kiest.

Onderstaand schema maakt niet alleen de kennis flow zichtbaar van individu tot organisatie, maar ook welke tools en de manier van delen er tijdens die flow gebruikt worden.

Met opzet is er gekozen voor een contract naast het manifest, zie dit als de gebruiksaanwijzing van het team, een kort “to the point” team contract die we allen ondertekenen. Ook hier geldt, speek met je team af waar je dit contract plaatst, het moet makkelijk bereikbaar zijn, maar ook makkelijk aan te passen. Ms Word is dus GEEN goed idee! Denk meer aan een wiki in MsTeams of Notion.

Het onderstaande schema toont niet alleen de kennisstroom van het individu naar de organisatie, maar ook welke tools worden gebruikt en hoe deze tijdens die stroom worden gedeeld.

Er is bewust gekozen voor een contract naast het manifest, zie dit als de gebruiksaanwijzing van het team. Een kort en bondig teamcontract dat we allemaal ondertekenen. Het is belangrijk om met je team af te spreken waar je dit contract plaatst. Het moet gemakkelijk toegankelijk zijn, maar ook eenvoudig aan te passen. Ms Word is dus GEEN goede optie! Denk eerder aan een wiki in MsTeams of Notion.

Wat is de beste volgorde om een Digitaal Kennis Manifest binnen het team te creëren?

Geen enkel team is hetzelfde en teams hebben verschillende taken, dus er is geen 'one size fits all'. Het is verstandig om eerst te analyseren hoe het team momenteel werkt. Dit proces moet niet onderschat worden, omdat er veel aannames kunnen zijn (waarschijnlijk de reden waarom je een Manifest wilt hebben).

Probeer in te schatten hoeveel tijd je hiervoor nodig hebt. Het zal waarschijnlijk niet in één keer lukken, maar dat is ook niet nodig.

Breng de drie eerdergenoemde hoofdstukken (Persoonlijk Kennismanagement, Team Kennismanagement en Organisatie Kennismanagement) ter tafel en "map" de huidige werkwijze.

Inventariseer het kennismanagement schema en "map" je team daarop. Afhankelijk van het team kan dit in het Virtueel Kennis Contract staan. Onderschat dit niet, aannames en tekortkomingen kunnen hier op de loer liggen. Wees open en eerlijk!

Gebruik digitale fitheid om tools te ontdekken die beter, slimmer of sneller zijn. Je kunt niet alles krijgen, maar het is goed om na te denken over alternatieven. In grote organisaties zijn nieuwe tools niet eenvoudig te installeren, maar niets is onmogelijk.

Kies een locatie die toegankelijk is voor iedereen en maak een eerste schets van je Virtuele Kennis Contract. Plaats een link in je teamcontract naar je Digitale Werk Manifest zodat er context is voor iedereen, ook voor toekomstige teamleden.

Wees eerlijk en open, je teamleden zijn misschien niet allemaal op hetzelfde niveau, dus zorg ervoor dat er training wordt gegeven waar dat nodig is.

Zet je Virtuele Kennis Contract als vast agendapunt op de agenda van je teamvergadering en controleer of er iets moet worden gewijzigd.

Zorg ervoor dat het Virtueel Kennis Contract altijd up-to-date is.