Digitaal kennismanifest

Er is de afgelopen decennia erg veel geld geïnvesteerd in IT, maar is het geld voornamelijk bij de T van technologie terecht gekomen in plaats van bij de I van informatie. Het gevolg is dat veel schermwerkers eekhoorns geworden zijn die hun eikeltjes niet meer terug kunnen vinden. De software die de kenniswerkers gedwongen moeten gebruiken zijn gebaseerd op documenten. Die heten tegenwoordig .doc, .pdf, .xls en .ppt. En die zijn in aantal geëxplodeerd in bevolken in talloze versies en dubbelingen inboxen, mappen en submappen. Ondertussen mailen kenniswerkers vele zaken aan zichzelf omdat ze geen idee hebben waar ze hun gedachten, taken en research anders moeten laten.

Daarom is het aan te raden om hier niet alleen naar het individu te kijken maar ook naar teams en de organisatie als geheel. Hoe dragen kenniswerkes bij aan de kennis van zichzelf, het team en hoe borg je dat in een organisatie.

In het kort:

Dit alles teneinde tijd en geld te besparen. In dit manifest zullen ook digitale "Team Kennis Contracten" worden opgenomen. Voor verschillende beroepsgroepen een aanzet om snel en makkelijk aan de slag te kunnen. Denk dan aan een combinatie van verschillende digitale tools die voor, bijvoorbeeld, een team binnen een opleidingsinstelling erg handig kunnen zijn.

Veel van het bovenstaande resulteert in kennis, of dat nu feiten, voorspellingen, rapporten of presentaties zijn, dat is om het even, ook video en audio horen hierin thuis. Onnodig om te vermelden dat dit natuurlijk afhangt waar je werkt. Maar in grote lijnen komt het erop neer dat er drie niveaus van kennismanagement zijn

Eén van de heilige gralen waar grotere organisaties al meer dan 10 jaar naar op zoek zijn is die van kennismanagement.

Maar rondom kennismanagement wordt een cruciale denkfout gemaakt, een denkfout die bijna iedereen in de technologie maakt.

De digitale gereedschappen voor kennismanagement zijn bijna altijd traag en onhandig en leveren geen acuut voordeel op voor de mensen die geacht zijn te gebruiken. Bovendien krijgen mensen vrijwel geen autonomie om deze gereedschappen bruikbaar te maken. En daarom blijven ze veelal hangen in het gebruik van Word-documenten, E-mails, Post-Its, etc. om de kennis op te slaan die ze nodig hebben voor hun werk. Van management van kennis is daarmee nauwelijks sprake en heel veel gaat dan ook verloren.

De denkfout is dat er vrijwel uitsluitend aandacht is geweest voor gecentraliseerd kennismanagement, terwijl naar persoonlijk kennismanagement totaal niet gekeken wordt.

Gelukkig is er goed nieuws. Er is een hele generatie aan gereedschappen voor persoonlijk kennismanagement beschikbaar die snel, eenvoudig te gebruiken en flexibel zijn en ook nog eens spotgoedkoop. Die stellen je in staat om in een oogwenk informatie op te slaan, terug te vinden en te delen.

Goed persoonlijk kennismanagement levert individuen en organisaties heel veel extra slagkracht op.

Een uitgangspunt: als iemand vier tot vijf uur per dag achter een computer zit dan is de kans groot deze persoon voldoet aan de definitie van 'kenniswerker'.

Managementdenker Peter Drucker zei al in de jaren vijftig over de kenniswerker: je komt er nooit achter wat in het brein van een kenniswerker gebeurt. Dus die kenniswerker moet je autonoom laten werken. Als hij een probleem oplost door lang te douchen of in het gras te liggen, laat hem dan zijn gang gaan.

Het is natuurlijk wel handig dat het individu een tool kiest die aansluit bij het bedrijf, al is dit geen must.

Als individu draag je bij meestal bij in een team en het team is onderdeel van een organisatie, daarom is het belangrijk om de stroom van kennis in kaart te brengen en af te stemmen op het doel van de organisatie. PKM in de organisatie is dus wel Persoonlijk maar het draagt bij aan een groter geheel, het is verstandig om je manier van werken dusdanig aan te passen (waar mogelijk) zodat het aansluit aan de manier van werken binnen de organisatie (de kennis flow).

Dit is natuurlijk geen "must" want sommige tools lenen zich daar niet voor, maar wel handig om te controleren.

Als individu kan je ook zonder team werk aan organisatie kennis bijdragen, door bijvoorbeeld interne wiki's aan te passen, dus ook individuen moeten op de hoogte zijn van de OKM

Als individu werk je meestal in een team, of werk je samen met andere kenniswerkers. Het is dus raadzaam om af te spreken waar de kennis geborgd wordt zolang deze nog niet door de organisatie als waarheid onderkent word. In dit zogenaamde ‘werk in uitvoering’ stadium is het belangrijk om alle inzichten te delen. Op deze manier is het beoordelen van deze “nieuwe kennis” inzichtelijk en kan deze sneller in de organisatie gedeeld worden

Team werk

Het werken in een team betekend dat je een gemeenschappelijk doel hebt in een organisatie en daar iets voor doet om deze organisatie;

Dit zijn natuurlijk enkele voorbeelden, maar elk team weet natuurlijk waarom en waar zij in de organisatie zitten en wat zij trachten te bewerkstelligen

TKM helpt je om de kennis die door een team gemaakt is te managen, met welke tools je het maakt en welke inhoud je met wie en waar deelt

Mislukte kennis

Mislukte kennis bestaat niet, mislukte projecten wel, vergissingen maken is ook kennis, als een team iets heeft ontwikkeld wat niet werkt of tot grotere inzichten kan leiden waarom iets niet werkt is dit net zo belangrijk om te borgen. Al was het alleen al om te voorkomen dat andere team hier weer mee aan de slag gaan zonder te weten dat er al een onderzoek naar geweest is. Het is niet het doel van een team om vergissingen te maken, maar het is soms wel het resultaat van teamwerk en essentieel om te delen met andere teams in de organisatie. Iets wat veelal verloren gaat als er kennis overgedragen wordt door een team.

In sommige functies zit je naast het organisatie overzicht in meerdere (project)teams en zal je in sommige gevallen ook andere tools in de verschillende teams gebruiken, deze tools creëren weer kennis. Het is dus essentieel om deze kennis te borgen, omdat het in een volgend stadium wel eens waarheid kan worden voor de organisatie.

Kennis in teams is meestal nog "werk in uitvoering" tot het af is, en gaat daarna pas gedeeld worden met de organisatie het veranderd daardoor in Organisatie kennis, wat ook gemanaged zal moeten worden. Door het de managen zal het geborgde kennis worden in de organisatie waar jij werkt.

Als individu werk je meestal in een team, of werk je samen met andere kenniswerkers voor een Organisatie

Uiteindelijk zal het door het team gegenereerde kennis in de organisatie beoordeeld moeten worden en bestempeld als “waar”, of anders gezegd, als waarheid, dit is een ruime omschrijving natuurlijk.

Dit kunnen plannen zijn, nieuw producten, projecten, manieren van werken, rapportages maar ook diepe specialistische kennis, dat laatste moet veelal door de specialistische kennis werkers ook beoordeeld worden op de waarde.

Het is niet alleen teamkennis wat tot het tot organisatie kennis maakt, het kan ook kennis van buitenaf zijn of van individuen binnen de organisatie die bijvoorbeeld via Yammer tot andere inzichten komen, ook dit moet gemanaged worden. Met als uiteindelijk doel de organisatie waarheid tot beginpunt te maken als het gaat over vragen of zoeken, zodat discussies niet in de herhaling gaan vallen na verloop van tijd, of erger nog, het gaat leiden tot het uitvinden van nieuwe wielen.

Dit kan veel tijd en geld besparen omdat je op deze manier een zelflerende organisatie maakt die zonder door dure consultants of IT systemen de in de organisatie "vergeten kennis" weer uit gaat graven.

Organisatie kennis is waarheid

Ook op het organisatie niveau zal bepaald moeten worden welke kennis waar gedeeld gaat worden. In vele gevallen zal de onderverdeling al starten intern en extern. Gelukkig voorzien vele tools al in de mogelijkheid om zaken extern delen. Maar er moet natuurlijk wel over nagedacht worden. Een belangrijk en niet te onderschatten onderdeel is document management, in vele gevallen zijn er ook wettelijke bepalingen waar documenten aan moeten voldoen, onafhankelijk waar je deze deelt (denk aan bewaar termijnen) In sommige gevallen zijn er WOB verplichtingen etc.

Veel kennis zit in documenten, maar een onderschatte hoeveelheid kennis zit verborgen in mail,notities en video, een aanrader is deze te combineren in systemen als Notion of Wiki’s. Het is op deze manier eenvoudig om deze kennis te ontsluiten met verwijzingen naar documenten. Wiki’s worden dan ook wel gezien als de lijm van kennis tussen deze kennis bronnen en plaatsen documenten veelal in een betere context.

Het is dus zaak om documenten georganiseerd op te slaan zodat je er ten alle tijden naartoe kan linken, deze links moeten relatieve links zijn om te voorkomen dat een server verandering van deze documenten in de toekomst alle linken weer verbreekt.

Iemand in een team zal verantwoordelijk gemaakt moeten worden om de TKM te veranderen naar OKM, in sommige gevallen betekend dit dat informatie verplaatst moet gaan worden. Het is dus handig om je tools daar op af te stemmen als dat kan, zodat je zo min mogelijk werk zult hebben aan het "tot waarheid maken" van jouw Team Kennis

Hou er rekening mee dat de kennis die jij waarheid maakt in de toekomst wel kan veranderen, en er mensen of teams in de organisatie daar aan willen bijdragen. Daarom is het handig om in de documenten de feiten vast te leggen, die feiten veranderen niet, maar de context wel. Als je de context in een wiki vast legt wordt de kennis flexibel, want feiten zijn wel kennis maar andersom is dit niet altijd van toepassing.

Is het wel geheim?

In veel organisaties word veel kennis ten onrechte behandeld als confidentieel, ga dus eens na wat nu werkelijk niet gedeeld kan worden. Omdat IT de makkelijkste weg kiest is dat ook vaak een reden om juist niets delen. Check ook het getal van Aslander voor meer uitleg. Maar denk als team ook eens na of de vakantie planning nu eigenlijk wel zo geheim is.

Audio en Video

Ook audio en video zijn kennis, zorg dus dat je een speelbaar opslag format kiest.

Onderstaand schema maakt niet alleen de kennis flow zichtbaar van individu tot organisatie, maar ook welke tools en de manier van delen er tijdens die flow gebruikt worden.

Met opzet is er gekozen voor een contract naast het manifest, zie dit als de gebruiksaanwijzing van het team, een kort “to the point” team contract die we allen ondertekenen. Ook hier geldt, speek met je team af waar je dit contract plaatst, het moet makkelijk bereikbaar zijn, maar ook makkelijk aan te passen. Ms Word is dus GEEN goed idee! Denk meer aan een wiki in MsTeams of Notion.

Wat is nu de beste volgorde om een Digitaal Kennis manifest binnen het team te creeren?

Geen team is hetzelfde, en vele teams doen andere dingen, dus er is geen “one size fits all’ Het is dus verstandig om eerst eens te analyseren hoe het team nu werkt. Onderschat dit niet, daar kunnen ook wel eens veel aannames in zitten (maar dat is waarom je waarschijnlijk ook een Manifest wilt hebben)

Probeer in te schatten hoeveel tijd je hiervoor nodig hebt, dat lukt je waarschijnlijk niet in een keer, maar dat hoeft ook niet.

Breng de drie bovengenoemde hoofdstukken (PKM, TKM en OKM)ter tafel en “map” de huidige manier van werken

Inventariseer het kennis managment schema en map jouw team daarop, afhankelijk van het team kan dit in het VKC staan Onderschat dit niet, de aannames liggen hier dikwijls op de loer, maar ook de tekortkomingen. Wees ook open en eerlijk hier!

Gebruik digitale fitheid om tools te ontdekken die beter slimmer of sneller zijn, natuurlijk kan je niet alles krijgen maar het is goed om eens na te denken over alternatieven. Zeker in grote organisaties zijn nieuwe tools niet eenvoudig te installeren, maar niets is onmogelijk.

Kies een plaats waar iedereen bij kan, en maak een eerste schets van je Virtuele Kennis Contract, plaats een link in je team contract naar je Digitale werk manifest zodat er voor een ieder context is, ook voor toekomstige teamleden.

Wees eerlijk en open, je team is wellicht niet allemaal op het zelfde niveau, zorg ervoor dat er teamleden getraind worden waar dat nodig is.

Zet je Virtueel team contract op de agenda van je team meeting als vast vergaderpunt, en check of er iets veranderd moet worden.

Zorg er voor dat het VKC altijd up to date is.