Digitaal werkmanifest

Deze vraag kan beantwoord worden door een aantal andere vragen te stellen: Is het werken met digitale hulpmiddelen momenteel een onderdeel van een (werk)team? Welke afspraken zijn er gemaakt over het 'digitale' werk? Hoe wordt de adoptie van nieuwe hulpmiddelen aangepakt? Hoe kan dit praktisch blijven? Hoe blijft een team flexibel maar toch gestructureerd?

Naast deze vragen zul je opmerken dat er wordt verwezen naar teams in plaats van naar het bedrijf. Dit manifest is geschreven voor teams omdat er in grotere bedrijven en organisaties verschillende teams zullen zijn die in verschillende contexten opereren en dus verschillende behoeften zullen hebben met betrekking tot digitale hulpmiddelen. Bijvoorbeeld, binnen een overheidsinstelling zullen de behoeften van een beleidsmedewerker verschillen van die van een handhaver. Hun dagelijkse omgang met digitale hulpmiddelen en output verschilt aanzienlijk.

Zelfstandigen worden hier even buiten beschouwing gelaten, omdat zij uiteraard hun eigen keuzes kunnen maken. Als deze worden ingehuurd, worden ze deel van een team en zullen ze zich moeten aanpassen aan het bestaande werkmanifest. Ze kunnen nieuwe tools introduceren, waar een team altijd voordeel uit kan halen, maar deze worden alleen in gebruik genomen als het hele team het ermee eens is.

In het kort:

Dit alles om tijd en geld te besparen. In dit manifest zullen ook digitale "Teamcontracten" worden opgenomen. Voor verschillende beroepsgroepen een aanzet om snel en gemakkelijk aan de slag te kunnen. Denk dan aan een combinatie van verschillende digitale tools die voor, bijvoorbeeld, een team binnen een opleidingsinstelling erg handig kunnen zijn.

Om dit manifest te beheren, hebben we een algemene gedragscode nodig waar we het als team mee eens zijn. Met andere woorden: wat hebben wij als team nodig om te functioneren, maar ook hoe halen we als team het beste uit het bestaande en toekomstige IT-landschap.

Denk daarbij aan de volgende uitspraken:

Het Digitaal Werkmanifest resulteert in een levend document, ook bekend als het Virtueel Team Contract, waarin de afspraken van een team worden vastgelegd. Een voorbeeld hiervan is opgenomen in dit manifest. Omdat geen enkel team hetzelfde is, heeft elk team verschillende tools en afspraken nodig. Dit levende document kan continu veranderen, bijvoorbeeld door aanpassingen van projecten, doelen of nieuwe inzichten.

Het contract is niet bedoeld om teams te dwingen bepaalde tools te gebruiken. In plaats daarvan, is het bedoeld om te identificeren welke tools er al worden gebruikt binnen een team en om bewuste keuzes te maken over het gebruik van bestaande tools.

Het resultaat moet een bindende overeenkomst vormen tussen de teamleden, waarin er ruimte is voor aanpassingen, mits iedereen daarmee akkoord gaat.

Het is aan te raden om dit levende document op de agenda te zetten voor elke algemene teamvergadering, omdat het altijd gewijzigd kan worden, maar ALLEEN met instemming van het HELE team!

Er zijn verschillende communicatiemogelijkheden binnen een team, zoals e-mail, WhatsApp, MS Teams, telefoneren, enzovoort.

Er zijn verschillende soorten overleg en vergaderingen, zowel fysiek als virtueel. Voor beide typen zijn afspraken nodig. Bedenk dat vergaderingen verhelderend kunnen zijn, maar ook tijd kunnen kosten. Het kan vreemd lijken om hierover afspraken te maken, maar het kan soms verhelderend werken, aangezien we dingen "altijd zo hebben gedaan".

Hier zijn enkele tips die je in je contract kunt opnemen.

Documenten bestaan in vele vormen; geprint, digitaal en in verschillende formaten. Dit noemen we over het algemeen informatiemanagement. Het beheren van documenten is een complexe taak, er zijn veel manieren om ermee om te gaan en vaak is het verplicht om ze te bewaren. De aanpak hangt grotendeels af van de functie en de doelstellingen van het team. Hieronder enkele punten om over na te denken:

We weten vaak niet of we de juiste tools voor de juiste taak gebruiken. Dus, hoe bepalen we onze positie in het IT-landschap? Benutten we de beschikbare tools optimaal? Zijn we bijgebleven met de nooit stilstaande ontwikkelingen?

Er is een handige tool ontwikkeld die een eerste inzicht geeft in waar je als individu aan kunt werken. Na het in kaart brengen van de drie hoofdthema's, is het raadzaam om te kijken "waar staan we eigenlijk?"

Met deze zelftest worden nieuwe tools, processen of inzichten onthuld waar je aan kunt werken. Het is niet de bedoeling dat je deze direct in je team toepast. Je moet eerst ontdekken wat voor jouw team van toepassing is:

Als het team dan bepaalt dat een nieuwe manier van werken meer uit het team haalt, leg je dat vast in het levend document. Zorg ervoor dat iedereen de kennis heeft om de nieuwe tool(s) te gebruiken. Vooral dit laatste is belangrijk, aangezien er genoeg mensen zijn die een tool niet waarderen simpelweg omdat ze niet weten hoe deze werkt.

Veel van het bovenstaande resulteert in kennis, of dat nu feiten, voorspellingen, rapporten of presentaties zijn, dat is om het even, ook video en audio horen hierin thuis. Onnodig om te vermelden dat dit natuurlijk afhangt waar je werkt. Maar in grote lijnen komt het erop neer dat er drie niveaus van kennismanagement zijn

Een uitgangspunt: als iemand vier tot vijf uur per dag achter een computer zit dan is de kans groot deze persoon voldoet aan de definitie van 'kenniswerker'. Managementdenker Peter Drucker zei al in de jaren vijftig over de kenniswerker: je komt er nooit achter wat in het brein van een kenniswerker gebeurt. Dus die kenniswerker moet je autonoom laten werken. Als hij een probleem oplost door lang te douchen of in het gras te liggen, laat hem dan zijn gang gaan. Het is natuurlijk wel handig dat het individu een tool kiest die aansluit bij het bedrijf, al is dit geen must.

Als individu werk je meestal in een team, of werk je samen met andere kenniswerkers. Het is dus raadzaam om af te spreken waar de kennis geborgd wordt zolang deze nog niet door de organisatie als waarheid onderkent word. In dit zogenaamde ‘werk in uitvoering’ stadium is het belangrijk om alle inzichten te delen. Op deze manier is het beoordelen van deze “nieuwe kennis” inzichtelijk en kan deze sneller in de organisatie gedeeld worden

Uiteindelijk moet de kennis die door het team is gegenereerd binnen de organisatie worden beoordeeld en als "waar" worden bestempeld. Dit is natuurlijk een brede term. Het kan gaan om plannen, nieuwe producten, projecten, werkmethoden, rapporten etc. Het kan ook gaan om specialistische of technische kennis, die vaak eerst door experts (SME) moet worden beoordeeld.

Het moet ook op organisatieniveau worden bepaald waar welke kennis wordt gedeeld. In veel gevallen zal de onderverdeling al intern en extern beginnen. Gelukkig bieden veel tools al de mogelijkheid om zaken extern te delen. Maar er moet natuurlijk wel over nagedacht worden. Een belangrijk en niet te onderschatten deel is documentbeheer, in veel gevallen zijn er ook wettelijke bepalingen waar documenten aan moeten voldoen, ongeacht waar je ze deelt (denk aan metadata).

Veel kennis zit in documenten, maar een onderschatte hoeveelheid kennis zit verborgen in mail, notities en video. Het is aan te raden deze te combineren in systemen als Notion of Wiki's. Op deze manier is het eenvoudig om deze kennis toegankelijk te maken met verwijzingen naar documenten. Wiki's worden vaak gezien als de lijm van kennis tussen deze twee kennisbronnen en plaatsen documenten vaak in een betere context.

Kortom, ook over kennismanagement moeten er afspraken worden gemaakt in de laatste twee genoemde punten. Dit kan je in het charter doen, maar je kan hier ook een apart Knowledge charter voor aanmaken.

Het onderstaande schema maakt niet alleen de flow zichtbaar van individu tot organisatie, maar ook welke tools, inhoud en manier van delen er tijdens die flow worden gebruikt.

We hebben bewust gekozen voor een contract naast het manifest, zie dit als de handleiding van het team, een kort en bondig teamcontract dat we allemaal ondertekenen. Ook hier geldt: bespreek met je team waar je dit contract plaatst. Het moet gemakkelijk bereikbaar zijn, maar ook eenvoudig aan te passen. Microsoft Word is dus GEEN goed idee! Denk eerder aan een wiki in Microsoft Teams of Notion.

(Hier vind je de

Wat is de beste volgorde om een Digitaal Werkmanifest binnen het team te creëren?

Elk team is uniek en bezig met verschillende taken, dus er is geen "one size fits all". Het is verstandig om eerst te analyseren hoe het team momenteel werkt. Onderschat dit niet, het kan veel aannames bevatten (waarschijnlijk de reden waarom je een manifest wilt hebben).

Probeer in te schatten hoeveel tijd je nodig hebt voor deze taak. Het zal waarschijnlijk niet in één keer lukken, maar dat is ook niet nodig.

Stel een eensgezinde gedragscode op, zodat iedereen in het team weet hoe men tegenover teamwerk staat.

Breng de eerder genoemde drie hoofdstukken (communicatie, vergadering en documenten) ter tafel en "map" de huidige manier van werken.

Inventariseer de huidige tools die het team gebruikt. Kijk ook naar de tools die de organisatie gebruikt voor dezelfde doelen, als dat van toepassing is.

Gebruik digitale fitheid om tools te ontdekken die beter, slimmer of sneller zijn. Je kunt niet alles krijgen, maar het is goed om na te denken over alternatieven. Nieuwe tools zijn niet eenvoudig te installeren in grote organisaties, maar niets is onmogelijk.

Kies een locatie die voor iedereen toegankelijk is en maak een eerste schets van je Virtuele Team Contract. Plaats een link in je teamcontract naar je Digitale Werkmanifest voor context, ook voor toekomstige teamleden. Zorg ervoor dat alle tools die je als team gebruikt erin staan. Als je alternatieven uit stap 4 hebt geïdentificeerd, voeg deze dan toe als mogelijke toekomstige opties.

Wees eerlijk en open. Niet alle teamleden zullen op hetzelfde niveau zitten. Zorg ervoor dat teamleden worden getraind waar nodig.

Inventariseer het kennismanagement schema en positioneer jouw team daarop. Afhankelijk van het team kan dit in het VTC staan, maar als het omvangrijk wordt, maak dan een Virtueel Kennismanagement Contract. Deze keuze is aan het team. Onderschat dit niet, want aannames liggen vaak op de loer, evenals tekortkomingen. Wees ook open en eerlijk!

Zet je Virtueel Team Contract als vast punt op de agenda van je teamvergadering en controleer of er iets moet worden aangepast.

Zorg ervoor dat het VTC altijd up-to-date is.