Index
Waarom een digitaal team werkovereenkomst?
Deze vraag kan beantwoord worden door een aantal andere vragen te stellen: Is het werken met digitale hulpmiddelen momenteel een onderdeel van een (werk)team? Welke afspraken zijn er gemaakt over het 'digitale' werk? Hoe wordt de adoptie van nieuwe hulpmiddelen aangepakt? Hoe kan dit praktisch blijven? Hoe blijft een team flexibel maar toch gestructureerd?
Naast deze vragen zul je opmerken dat er wordt verwezen naar teams in plaats van naar het bedrijf. Dit manifest is geschreven voor teams omdat er in grotere bedrijven en organisaties verschillende teams zullen zijn die in verschillende contexten opereren en dus verschillende behoeften zullen hebben met betrekking tot digitale hulpmiddelen. Bijvoorbeeld, binnen een overheidsinstelling zullen de behoeften van een beleidsmedewerker verschillen van die van een handhaver. Hun dagelijkse omgang met digitale hulpmiddelen en output verschilt aanzienlijk.
Zelfstandigen worden hier even buiten beschouwing gelaten, omdat zij uiteraard hun eigen keuzes kunnen maken. Als deze worden ingehuurd, worden ze deel van een team en zullen ze zich moeten aanpassen aan het bestaande werkmanifest. Ze kunnen nieuwe tools introduceren, waar een team altijd voordeel uit kan halen, maar deze worden alleen in gebruik genomen als het hele team het ermee eens is.
Het doel van de overeenkomst
In het kort:
- Versterken van de samenwerking
- Voorkomen van het wiel opnieuw uitvinden
- Creëren van één manier van werken (ook fysiek, denk aan Covid)
- Het "onboarden" van nieuwkomers of ZZP'ers makkelijker maken
- Zorgen dat de overdracht van informatie en kennis makkelijker gaat
- Zorgen voor meer transparantie
- Zorgen voor een gelijk werkniveau zonder silovorming
- Minimaliseren van kennisverlies tijdens reorganisaties
- Het delen van kennis tot de norm maken
Dit alles om tijd en geld te besparen. In dit manifest zullen ook digitale "Teamcontracten" worden opgenomen. Voor verschillende beroepsgroepen een aanzet om snel en gemakkelijk aan de slag te kunnen. Denk dan aan een combinatie van verschillende digitale tools die voor, bijvoorbeeld, een team binnen een opleidingsinstelling erg handig kunnen zijn.
Teamgedragscode
Om deze overeenkomst te beheren, hebben we een algemene gedragscode nodig waar we het als team mee eens zijn. Met andere woorden: wat hebben wij als team nodig om te functioneren, maar ook hoe halen we als team het beste uit het bestaande en toekomstige IT-landschap.
Denk daarbij aan de volgende uitspraken:
- Wij adopteren nieuwe tools en nemen eigenaarschap.
- Wij slaan documenten doeltreffend op en delen ze met externe partijen op een eenvoudige maar ook veilige manier.
- Wij willen de voortgang van projecten kunnen bijhouden.
- Wij delen standaard interessante artikelen met het team.
- Wij minimaliseren e-mail zoveel mogelijk.
- Wij delen kennis en nieuwe inzichten.
- Wij hebben een virtuele omgeving waarin we als team werken.
- Wij willen weten wat er in andere teams gebeurt.
- Wij houden korte vergaderingen.
- Wij noteren zaken één keer en niet op verschillende plaatsen.
- Wij willen toegang tot de data van elk apparaat, overal en altijd.
- In ons team zijn interventies altijd welkom.
Levend Document (Virtueel Team Contract)
De Team werkovereenkomst resulteert in een levend document, ook bekend als het Virtueel Team Contract, waarin de afspraken van een team worden vastgelegd. Een voorbeeld hiervan is opgenomen in deze overeenkomst. Omdat geen enkel team hetzelfde is, heeft elk team verschillende tools en afspraken nodig. Dit levende document kan continu veranderen, bijvoorbeeld door aanpassingen van projecten, doelen of nieuwe inzichten.
Het contract is niet bedoeld om teams te dwingen bepaalde tools te gebruiken. In plaats daarvan, is het bedoeld om te identificeren welke tools er al worden gebruikt binnen een team en om bewuste keuzes te maken over het gebruik van bestaande tools.
Het resultaat moet een bindende overeenkomst vormen tussen de teamleden, waarin er ruimte is voor aanpassingen, mits iedereen daarmee akkoord gaat.
Het is aan te raden om dit levende document op de agenda te zetten voor elke algemene teamvergadering, omdat het altijd gewijzigd kan worden, maar ALLEEN met instemming van het HELE team!
Inventarisatie en bewustwording
Communicatie
Er zijn verschillende communicatiemogelijkheden binnen een team, zoals e-mail, WhatsApp, MS Teams, telefoneren, enzovoort.
- E-mail wordt vaak beschouwd als werk, omdat we elkaar regelmatig informeren, vragen stellen en onszelf indekken. Overweeg om minder te e-mailen en na te denken over alternatieven. MS Teams of Notion kunnen goede alternatieven zijn. Ook kan het voldoende zijn om samen te werken aan één versie van een document in MS Word.
- Overweeg of het noodzakelijk is om iedereen op de hoogte te houden, of dat je de verantwoordelijkheid bij de teamleden zelf legt om geïnformeerd te blijven. Het instellen van meldingen op documenten kan verhelderend werken.
- Een eerste stap zou kunnen zijn om af te spreken dat er binnen het team niet meer naar elkaar gemaild wordt. Dit kan even wennen zijn, maar als je alternatieven afspreekt, zul je merken dat je inbox al snel met 10% vermindert. De kanalen van MS Teams kunnen zo'n alternatief zijn.
Vergaderingen
Er zijn verschillende soorten overleg en vergaderingen, zowel fysiek als virtueel. Voor beide typen zijn afspraken nodig. Bedenk dat vergaderingen verhelderend kunnen zijn, maar ook tijd kunnen kosten. Het kan vreemd lijken om hierover afspraken te maken, maar het kan soms verhelderend werken, aangezien we dingen "altijd zo hebben gedaan".
Hier zijn enkele tips die je in je contract kunt opnemen.
- Fysiek Overweeg altijd een agenda, notulen of actielijst te hebben voordat de vergadering begint. Iedereen elke keer bijpraten kan veel tijd kosten. Overweeg ook de duur van de vergadering - plan niet standaard een uur in alleen omdat het altijd een uur is! Spreek af wat het doel van de vergadering is. Plan een vergadering niet op hele uren, maar begin bijvoorbeeld 10 minuten na het hele uur. Dit geeft rust en voorkomt dat je van de ene naar de andere vergadering moet rennen.
- Virtueel Spreek af welke tool standaard wordt gebruikt en maak ook van tevoren afspraken over welke vergaderingen met camera worden gehouden en welke niet. Op deze manier zijn mensen voorbereid en kunnen ze zich niet verschuilen achter "bad hair days". Het gebruik van camera's kan nuttig zijn in een wekelijkse sessie, of wanneer er nieuwe mensen zijn aangenomen. Het bouwt vertrouwen binnen een team. In een dagelijks (kort) overleg is dit minder belangrijk, omdat dit vertrouwen dan al opgebouwd is.
Documentatie
Documenten bestaan in vele vormen; geprint, digitaal en in verschillende formaten. Dit noemen we over het algemeen informatiemanagement. Het beheren van documenten is een complexe taak, er zijn veel manieren om ermee om te gaan en vaak is het verplicht om ze te bewaren. De aanpak hangt grotendeels af van de functie en de doelstellingen van het team. Hieronder enkele punten om over na te denken:
- In een team worden meestal documenten gemaakt die in ontwikkeling zijn en waar meerdere mensen aan werken. Hoewel ze in deze fase minder waarde hebben voor het bedrijf, wordt er veel aan gewerkt. Versiebeheer is dan cruciaal. Leg vast hoe je dit regelt, want het uitwisselen van versies via bijlagen is niet altijd de beste aanpak.
- Er zijn ook interne teamdocumenten die een plek moeten krijgen, zoals vakantieplanningen, urenbriefjes of projectvoortgangsrapporten.
- Ten slotte moet er worden nagedacht over het uiteindelijk beschikbaar stellen van documenten, zowel binnen het team als daarbuiten. Het classificeren van documenten en het voorzien van relevante metadata is dan essentieel.
Inventarisatie van huidige tools
We weten vaak niet of we de juiste tools voor de juiste taak gebruiken. Dus, hoe bepalen we onze positie in het IT-landschap? Benutten we de beschikbare tools optimaal? Zijn we bijgebleven met de nooit stilstaande ontwikkelingen?
Er is een handige tool ontwikkeld die een eerste inzicht geeft in waar je als individu aan kunt werken. Na het in kaart brengen van de drie hoofdthema's, is het raadzaam om te kijken "waar staan we eigenlijk?"
Met deze zelftest worden nieuwe tools, processen of inzichten onthuld waar je aan kunt werken. Het is niet de bedoeling dat je deze direct in je team toepast. Je moet eerst ontdekken wat voor jouw team van toepassing is:
- Heeft het waarde?
- Is het effectiever?
- Bespaart het tijd?
- Weet iedereen binnen mijn team hoe dit werkt?
Als het team dan bepaalt dat een nieuwe manier van werken meer uit het team haalt, leg je dat vast in het levend document. Zorg ervoor dat iedereen de kennis heeft om de nieuwe tool(s) te gebruiken. Vooral dit laatste is belangrijk, aangezien er genoeg mensen zijn die een tool niet waarderen simpelweg omdat ze niet weten hoe deze werkt.
Kennismanagement
Veel van het bovenstaande resulteert in kennis, of dat nu feiten, voorspellingen, rapporten of presentaties zijn, dat is om het even, ook video en audio horen hierin thuis. Onnodig om te vermelden dat dit natuurlijk afhangt waar je werkt. Maar in grote lijnen komt het erop neer dat er drie niveaus van kennismanagement zijn
Persoonlijke Kennis Management (PKM)
Een uitgangspunt: als iemand vier tot vijf uur per dag achter een computer zit dan is de kans groot deze persoon voldoet aan de definitie van 'kenniswerker'. Managementdenker Peter Drucker zei al in de jaren vijftig over de kenniswerker: je komt er nooit achter wat in het brein van een kenniswerker gebeurt. Dus die kenniswerker moet je autonoom laten werken. Als hij een probleem oplost door lang te douchen of in het gras te liggen, laat hem dan zijn gang gaan. Het is natuurlijk wel handig dat het individu een tool kiest die aansluit bij het bedrijf, al is dit geen must.
Team Kennis Management (TKM)
Als individu werk je meestal in een team, of werk je samen met andere kenniswerkers. Het is dus raadzaam om af te spreken waar de kennis geborgd wordt zolang deze nog niet door de organisatie als waarheid onderkent word. In dit zogenaamde ‘werk in uitvoering’ stadium is het belangrijk om alle inzichten te delen. Op deze manier is het beoordelen van deze “nieuwe kennis” inzichtelijk en kan deze sneller in de organisatie gedeeld worden
Organisatie Kennis Management (OKM)
Uiteindelijk moet de kennis die door het team is gegenereerd binnen de organisatie worden beoordeeld en als "waar" worden bestempeld. Dit is natuurlijk een brede term. Het kan gaan om plannen, nieuwe producten, projecten, werkmethoden, rapporten etc. Het kan ook gaan om specialistische of technische kennis, die vaak eerst door experts (SME) moet worden beoordeeld.
Het moet ook op organisatieniveau worden bepaald waar welke kennis wordt gedeeld. In veel gevallen zal de onderverdeling al intern en extern beginnen. Gelukkig bieden veel tools al de mogelijkheid om zaken extern te delen. Maar er moet natuurlijk wel over nagedacht worden. Een belangrijk en niet te onderschatten deel is documentbeheer, in veel gevallen zijn er ook wettelijke bepalingen waar documenten aan moeten voldoen, ongeacht waar je ze deelt (denk aan metadata).
Veel kennis zit in documenten, maar een onderschatte hoeveelheid kennis zit verborgen in mail, notities en video. Het is aan te raden deze te combineren in systemen als Notion of Wiki's. Op deze manier is het eenvoudig om deze kennis toegankelijk te maken met verwijzingen naar documenten. Wiki's worden vaak gezien als de lijm van kennis tussen deze twee kennisbronnen en plaatsen documenten vaak in een betere context.
Kortom, ook over kennismanagement moeten er afspraken worden gemaakt in de laatste twee genoemde punten. Dit kan je in het charter doen, maar je kan hier ook een apart Knowledge charter voor aanmaken.
Het onderstaande schema maakt niet alleen de flow zichtbaar van individu tot organisatie, maar ook welke tools, inhoud en manier van delen er tijdens die flow worden gebruikt.
Voorbeeld van een Teamcontract
We hebben bewust gekozen voor een contract naast de overeenkomst, zie dit als de handleiding van het team, een kort en bondig teamcontract dat we allemaal ondertekenen. Ook hier geldt: bespreek met je team waar je dit contract plaatst. Het moet gemakkelijk bereikbaar zijn, maar ook eenvoudig aan te passen. Microsoft Word is dus GEEN goed idee! Denk eerder aan een wiki in Microsoft Teams of Notion.
(Hier vind je de Tekst van het voorbeeld digitaal werkmanifest )
Aan de slag!
Wat is de beste volgorde om een Team werkovereenkomst binnen het team te creëren?
Elk team is uniek en bezig met verschillende taken, dus er is geen "one size fits all". Het is verstandig om eerst te analyseren hoe het team momenteel werkt. Onderschat dit niet, het kan veel aannames bevatten (waarschijnlijk de reden waarom je een manifest wilt hebben).
Probeer in te schatten hoeveel tijd je nodig hebt voor deze taak. Het zal waarschijnlijk niet in één keer lukken, maar dat is ook niet nodig.
1 - Gedragscode
Stel een eensgezinde gedragscode op, zodat iedereen in het team weet hoe men tegenover teamwerk staat.
2 - Bewustwording
Breng de eerder genoemde drie hoofdstukken (communicatie, vergadering en documenten) ter tafel en "map" de huidige manier van werken.
3 - Inventarisatie
Inventariseer de huidige tools die het team gebruikt. Kijk ook naar de tools die de organisatie gebruikt voor dezelfde doelen, als dat van toepassing is.
4 - Maak een lijst van gewenste tools
Gebruik digitale fitheid om tools te ontdekken die beter, slimmer of sneller zijn. Je kunt niet alles krijgen, maar het is goed om na te denken over alternatieven. Nieuwe tools zijn niet eenvoudig te installeren in grote organisaties, maar niets is onmogelijk.
5 - Bepaal waar het Virtuele Team Contract staat
Kies een locatie die voor iedereen toegankelijk is en maak een eerste schets van je Virtuele Team Contract. Plaats een link in je teamcontract naar je Team werkovereenkomst voor context, ook voor toekomstige teamleden. Zorg ervoor dat alle tools die je als team gebruikt erin staan. Als je alternatieven uit stap 4 hebt geïdentificeerd, voeg deze dan toe als mogelijke toekomstige opties.
Wees eerlijk en open. Niet alle teamleden zullen op hetzelfde niveau zitten. Zorg ervoor dat teamleden worden getraind waar nodig.
6 - Kennismanagement
Inventariseer het kennismanagement schema en positioneer jouw team daarop. Afhankelijk van het team kan dit in het VTC staan, maar als het omvangrijk wordt, maak dan een Virtueel Kennismanagement Contract. Deze keuze is aan het team. Onderschat dit niet, want aannames liggen vaak op de loer, evenals tekortkomingen. Wees ook open en eerlijk!
7 - Agenda
Zet je Virtueel Team Contract als vast punt op de agenda van je teamvergadering en controleer of er iets moet worden aangepast.
Voorbeeld Je ontvangt een bijlage via e-mail terwijl je hebt afgesproken dat je links gaat sturen. Antwoord diegene dat je de e-mail hebt verwijderd in afwachting van een link in lijn met het VTC. Zo houd je elkaar scherp!
8 - Onderhoud
Zorg ervoor dat het VTC altijd up-to-date is.