Digitaal werkmanifest

Deze vraag kan beantwoord worden met een paar andere vragen: Is het werken en de omgang met digitale tools op dit moment belegd binnen een (werk) team? Welke afspraken zijn er gemaakt omtrent het 'digitale' werk? Hoe zit het met de adoptie van nieuwe tools? Hoe kan dit praktisch gehouden worden? Hoe blijft een team flexibel maar wel gestructureerd?

Los van de vragen zal het opgevallen zijn dat er naar teams wordt gerefereerd ipv het bedrijf. Dit manifest is geschreven voor teams omdat binnen, de veelal wat grotere, bedrijven en organisaties er verschillende teams zullen opereren in verschillende contexten en dus andere behoeften zullen hebben aangaande digitale tools. Binnen bijvoorbeeld een ambtelijke instantie zal de beleidsmedewerker andere behoeften hebben dan de handhaver. Hun dagelijkse omgang met digitale middelen en output verschilt erg van elkaar.

De een-pitter, of zzp'er wordt hier ook even buiten beschouwing gelaten, omdat deze het volledig zelf kunnen bepalen natuurlijk. Mochten deze worden ingehuurd dan worden ze ook onderdeel van een team. Zullen zij zich ook moeten conformeren naar het bestaande werkmanifest. Zij zullen misschien nieuwe tools inbrengen, waar een team altijd zijn voordeel mee kan doen, maar deze worden alleen in gebruik genomen als het hele team het daarover eens is.

In het kort:

Dit alles teneinde tijd en geld te besparen. In dit manifest zullen ook digitale "Team contracten" worden opgenomen. Voor verschillende beroepsgroepen een aanzet om snel en makkelijk aan de slag te kunnen. Denk dan aan een combinatie van verschillende digitale tools die voor, bijvoorbeeld, een team binnen een opleidingsinstelling erg handig kunnen zijn.

Om dit manifest te managen hebben we een algemene gedragscode nodig waar we het ook als team mee eens zijn, met andere woorden: wat hebben wij als team nodig om te functioneren, maar ook hoe haal je als team het beste uit het bestaande en toekomstige IT-landschap.

Denk daarbij aan de volgende statements

Het uiteindelijke resultaat van het Digitaal werkmanifest is een levend document, ook wel Virtueel Team Contract genoemd waar de afspraken van een team vast gelegd zijn. We geven een voorbeeld in dit manifest. Geen team is hetzelfde en dus heeft elk team ander tools en afspraken. Omdat dit een levend document is kan dit voortdurend veranderen. Dit kan door de aanpassing van projecten, doelen of nieuwe inzichten.

Het contract is er niet voor bedoeld om teams te dwingen om bepaalde tools te gaan gebruiken, in eerste instantie is het bedoeld om in kaart te brengen welke tools er al gebruikt worden en binnen een team en bewuste keuzes te maken welke bestaande tools voor welk doel gebruikt gaan worden.

Het resultaat moet een bindende overeenkomst tussen het team vormen waarin de vrijheid bestaat om te wijzigen, mits iedereen daar akkoord mee is.

Het is raadzaam om dit levende document in elke algemene teamvergadering op de agenda te hebben omdat deze altijd gewijzigd kan worden maar ALLEEN met het HELE team!

Binnen een team zijn er verschillende mogelijkheden van communiceren mogelijk, denk aan mail, WhatsApp, MS teams, bellen etc. overleg.

Overleg en vergaderingen zijn er in vele vormen, fysiek maar ook virtueel, over beide zijn afspraken nodig. Wees je ervan bewust dat vergadering verhelderend kunnen zijn, maar ook veel tijd kosten. Het lijkt raar om hier afspraken over te moeten maken, maar soms kan het best verhelderend werken omdat we dingen “altijd zo gedaan hebben”

Zie enkele tips die je kan opnemen in je contract.

Documenten zijn er in vele vormen; geprint, digitaal en dan nog in vele formats, over het algemeen noemen we dit informatiemanagement. Maar onderschat het niet, er zijn vele manieren om met documenten om te gaan. In vele gevallen ben je ook verplicht om deze te bewaren. Veel is afhankelijk van de baan en het doel van het team, een paar dingen waar je aan moet denken;

Natuurlijk weten we niet wat we niet weten, dus weten we ook niet of we de juiste tools wel voor de juiste job gebruiken. De vraag is dan, hoe kom ik er achter waar ik in het IT-landschap sta? Benut ik wel de tools die er zijn? Loop ik achter op de ontwikkelingen die immers nooit stil staan? Daarvoor is een handige tool ontwikkeld die jou in eerste instantie een inzicht geeft waar je als individu aan kan gaan werken. Na het in kaart brengen van de bovenstaande drie hoofdthema’s is het verstandig om daarna te kijken “waar staan wij nou eigenlijk”

Door middel van deze zelf test komen er nieuwe andere tools, processen of inzichten tot stand waar je aan kan gaan werken. Het is natuurlijk niet de bedoeling dat je dit meteen toepast in je team. Je moet eerst ontdekken wat voor jouw team van toepassing is,

Als je dan als team bepaald dat een nieuwe manier van werken meer uit je team haalt leg je dat weer vast in het levend document, zorg ervoor dat iedereen de kennis heeft om de nieuwe tool(s) te gebruiken. Vooral dat laatste in belangrijk, er zijn immers genoeg mensen die een tool helemaal niets vinden simpelweg omdat ze niet weten hoe de tool werkt.

Veel van het bovenstaande resulteert in kennis, of dat nu feiten, voorspellingen, rapporten of presentaties zijn, dat is om het even, ook video en audio horen hierin thuis. Onnodig om te vermelden dat dit natuurlijk afhangt waar je werkt. Maar in grote lijnen komt het erop neer dat er drie niveaus van kennismanagement zijn

Een uitgangspunt: als iemand vier tot vijf uur per dag achter een computer zit dan is de kans groot deze persoon voldoet aan de definitie van 'kenniswerker'. Managementdenker Peter Drucker zei al in de jaren vijftig over de kenniswerker: je komt er nooit achter wat in het brein van een kenniswerker gebeurt. Dus die kenniswerker moet je autonoom laten werken. Als hij een probleem oplost door lang te douchen of in het gras te liggen, laat hem dan zijn gang gaan. Het is natuurlijk wel handig dat het individu een tool kiest die aansluit bij het bedrijf, al is dit geen must.

Als individu werk je meestal in een team, of werk je samen met andere kenniswerkers. Het is dus raadzaam om af te spreken waar de kennis geborgd wordt zolang deze nog niet door de organisatie als waarheid onderkent word. In dit zogenaamde ‘werk in uitvoering’ stadium is het belangrijk om alle inzichten te delen. Op deze manier is het beoordelen van deze “nieuwe kennis” inzichtelijk en kan deze sneller in de organisatie gedeeld worden

Uiteindelijk zal het door het team gegenereerde kennis in de organisatie beoordeeld moeten worden en bestempeld als “waar”, dit is een ruime omschrijving natuurlijk. Dit kunnen plannen zijn, nieuw producten, projecten, manieren van werken, rapportages e.d. Maar ook specialistische of technische kennis welke vaak eerst door de experts (SME) beoordeeld dient te worden. Ook op het organisatieniveau zal bepaald moeten worden welke kennis waar gedeeld gaat worden. In vele gevallen zal de onderverdeling al starten intern en extern. Gelukkig voorzien vele tools al in de mogelijkheid om zaken extern delen. Maar er moet natuurlijk wel over nagedacht worden. Een belangrijk en niet te onderschatten onderdeel is document management, in vele gevallen zijn er ook wettelijke bepalingen waar documenten aan moeten voldoen, onafhankelijk waar je deze deelt (denk aan metadata)

Veel kennis zit in documenten, maar een onderschatte hoeveelheid kennis zit verborgen in mail,notities en video, een aanrader is deze te combineren in systemen als Notion of Wiki’s. Het is op deze manier eenvoudig om deze kennis te ontsluiten met verwijzingen naar documenten. Wiki’s worden dan ook wel gezien als de lijm van kennis tussen deze twee kennis bronnen en plaatsen documenten veelal in een betere context.

Kortom, ook over kennismanagement zullen in de bovengenoemde laatste twee, afspraken gemaakt dienen te worden, dit kan je in het charter doen, maar je kan hier ook een apart Knowledge charter voor aan maken.

Onderstaand schema maakt niet alleen de flow zichtbaar van individu tot organisatie, maar ook welke tools, inhoud en manier van delen er tijdens die flow gebruikt worden.

Met opzet is er gekozen voor een contract naast het manifest, zie dit als de gebruiksaanwijzing van het team, een kort “to the point” team contract die we allen ondertekenen. Ook hier geldt, speek met je team af waar je dit contract plaatst, het moet makkelijk bereikbaar zijn, maar ook makkelijk aan te passen. Ms Word is dus GEEN goed idee! Denk meer aan een wiki in MsTeams of Notion.

(Hier vind je de

Wat is nu de beste volgorde om een Digitaal Werkmanifest binnen het team te creeren?

Geen team is hetzelfde, en vele teams doen andere dingen, dus er is geen “one size fits all’ Het is dus verstandig om eerst eens te analyseren hoe het team nu werkt. Onderschat dit niet, daar kunnen ook wel eens veel aannames in zitten (maar dat is waarom je waarschijnlijk ook een Manifest wilt hebben)

Probeer in te schatten hoeveel tijd je hiervoor nodig hebt, dat lukt je waarschijnlijk niet in een keer, maar dat hoeft ook niet.

Spreek een eensgezinde gedrags code af, zodat je als team weet hoe je tegenover teamwerk staat

Breng de drie bovengenoemde hoofdstukken (communicatie, vergadering en documenten)ter tafel en “map” de huidige manier van werken

Inventariseer de huidige tools die het team gebruikt, maar inventariseer ook wat de organisatie nog meer gebruikt voor dezelfde doelen als dat van toepassing is.

Gebruik digitale fitheid om tools te ontdekken die beter slimmer of sneller zijn, natuurlijk kan je niet alles krijgen maar het is goed om eens na te denken over alternatieven. Zeker in grote organisaties zijn nieuwe tools niet eenvoudig te installeren, maar niets is onmogelijk.

Kies een plaats waar iedereen bij kan, en maak een eerste schets van je Virtuele Team Contract, plaats een link in je team contract naar je Digitale werk manifest zodat er voor een ieder context is, ook voor toekomstige teamleden. Zorg dat alle tools die je als team gebruikt er ook in staan, als je alternatieven uit 4 hebt geïdentificeerd hebt, zet die erbij als mogelijke toekomstige optie

Wees eerlijk en open, je team is wellicht niet allemaal op het zelfde niveau, zorg ervoor dat er teamleden getraind worden waar dat nodig is.

Inventariseer het kennis managment schema en map jouw team daarop, afhankelijk van het team kan dit in het VTC staan, maar als het erg uitgebreid word maak dan Virtueel Kennis management Contract. Deze keuze is aan het team. Onderschat dit niet, de aannames liggen hier dikwijls op de loer, maar ook de tekortkomingen. Wees ook open en eerlijk hier!

Zet je Virtueel team contract op de agenda van je team meeting als vast vergaderpunt, en check of er iets veranderd moet worden.

Zorg er voor dat het VTC altijd up to date is.